Распоряжение от 03.02.2004 г № 104-Р
О работе с документами, поступившими в Администрацию города за 2003 год
За 2003 год в Администрацию города поступило 11749 документов (на 1,5% больше, чем за 2002 год), из них рассмотрено и направлено на исполнение Главой города - 4279, первым заместителем Главы города - 4995, заместителем Главы города по экономике и финансам - 983, заместителем Главы города по строительству, транспорту и связи - 571, заместителем Главы города по социальной и молодежной политике - 921.
На контроль поставлено поступивших документов в прошлом году - 785.
В установленные сроки было исполнено 666 документов, с нарушением срока - 117, осталось на исполнении в первом полугодии 2004 года - 2, из них с истекшим сроком - 1.
Руководителями структурных подразделений Администрации города в основном осуществлялся постоянный контроль за исполнением документов, анализировалось их выполнение, ежемесячно представлялась информация об исполнении.
Оперативно, в установленные сроки, рассматривались контрольные письма в Управлении по труду и социальной защите населения Администрации города (В.А.Сотник). Повысилась исполнительская дисциплина по рассмотрению документов, поставленных на контроль, в Управлении по эксплуатации жилищно-коммунального и городского хозяйства Администрации города (Д.Н.Трифонов).
Вместе с тем не все руководители структурных подразделений Администрации города разработали действенный механизм организации исполнения поступающих документов и контроля за их прохождением, используют формы упреждающего контроля, в результате чего не обеспечивается своевременная подготовка документов, документы не содержат конкретной, четкой информации по всем вопросам, поставленным в них.
Основными причинами некачественного выполнения контрольных документов являются несогласованность действий, низкая исполнительская дисциплина.
Несмотря на неоднократные напоминания не представляли аналитическую информацию за месяц по выполнению документов, поставленных на контроль, экспертно-правовой отдел Администрации города (В.Н.Таран), Комитет по кадровой работе и кадровой политике Администрации города (Н.М.Веретенников), Комитет по физической культуре и спорту Администрации города (А.Г.Клименко).
В целях повышения качества подготовки и своевременного исполнения документов, поступающих в Администрацию города, предупреждения неисполнения или ненадлежащего их исполнения:
1.Заместителям Главы города по всем курируемым направлениям, руководителям управлений, комитетов, отделов Администрации города:
- проанализировать работу по исполнению документов, стоящих на контроле;
- разработать четкий механизм контроля за поступающими документами и своевременного ответа на них через помощников, секретарей или работников, отвечающих за контроль в структурных подразделениях Администрации города;
- повысить требовательность к исполнителям по качественному и своевременному рассмотрению документов;
- регулярно рассматривать на оперативных совещаниях состояние работы с ответами на поступившие документы;
- ежемесячно, к 5 числу последующего месяца, проводить сверку по исполнению контрольных документов по форме согласно приложению 2 к распоряжению Главы города от 16.08.2001 N 890-р;
- исключить снятие с контроля документов на основе промежуточного ответа, а также ответов, не содержащих конкретной, четкой информации по всем вопросам.
2.Принять к сведению информацию о работе с документами в управлениях, комитетах, отделах Администрации города за 2003 год согласно приложению N 1.
3.Продлить сроки выполнения контрольных документов согласно приложению N 2.
4.Отделу делопроизводства и контроля Управления общего обеспечения организации деятельности Администрации города (Л.Е.Курнева) обеспечить методическое руководство и осуществлять постоянный контроль за соблюдением установленных правил работы с документами:
- в срок до 01.07.2004 разработать методические рекомендации по организации работы с контрольными письмами и документами;
- в срок до 10.07.2004 провести выборочные проверки по исполнению контроля в структурных подразделениях Администрации города, использованию информационных технологий.
5.Председателю Комитета по информационным ресурсам Администрации города С.С.Сидорову совершенствовать систему автоматизации делопроизводства и документооборота в Администрации города и ее структурных подразделениях.
6.Контроль за выполнением распоряжения возложить на управляющую делами Администрации города Л.Ф.Налимову.
Глава муниципального образования
город Нижневартовск
Б.С.ХОХРЯКОВ