Приложение к Постановлению от 14.04.2016 г № 2822 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов»
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов" (далее - административный регламент) разработан в целях:
- повышения прозрачности деятельности архивного отдела Администрации города при предоставлении муниципальной услуги посредством предоставления информации гражданам и организациям об административных процедурах в составе муниципальной услуги;
- установления персональной ответственности должностных лиц за соблюдение требований настоящего административного регламента по каждому действию или административной процедуре в составе муниципальной услуги;
- повышения результативности деятельности архивного отдела Администрации города при предоставлении муниципальной услуги;
- минимизации административного усмотрения должностных лиц при предоставлении муниципальной услуги.
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов" не распространяет свое действие на муниципальную услугу "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей".
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: "Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов" (далее - муниципальная услуга).
2.2.Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Администрации города (далее - архивный отдел).
Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес:
- улица Декабристов, дом 1, город Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область, 628416;
- улица Лермонтова, дом 5/2, город Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область, 628418;
- улица Магистральная, дом 28, город Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область, 628416;
- проспект Мира, дом 8, город Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область, 628418.
Контактные телефоны специалистов архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу: (3462) 52-29-30, 52-02-60, 52-02-61, 28-17-39, 35-30-17, факс: 35-23-05, 52-02-60, 35-30-17, 28-17-39.
Адреса электронной почты архивного отдела: arhiv@admsurgut.ru, arhiv_lerm@admsurgut.ru, arhiv_d1@admsurgut.ru, arhiv_m8@admsurgut.ru.
График работы архивного отдела:
понедельник - с 09.00 до 18.00,
вторник - пятница - с 09.00 до 17.00,
перерыв на обед - с 13.00 до 14.00,
суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни - выходные дни.
График приема заявителей с документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги:
понедельник - с 09.00 до 18.00,
вторник - среда - с 09.00 до 17.00,
перерыв на обед - с 13.00 до 14.00.
Информация об архивном отделе размещена на официальном портале Администрации города: www.admsurgut.ru в разделе "Городская власть", "Администрация", "Структурные подразделения", "Архивный отдел".
2.3.В предоставлении муниципальной услуги участвует муниципальное казенное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Сургута" (далее - МФЦ) в части приема заявления и пакета документов для предоставления муниципальной услуги и выдачи результата предоставления муниципальной услуги (в случае подачи заявления в МФЦ).
Местонахождение: Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Сургут, Югорский тракт, 38.
График работы МФЦ:
понедельник - пятница - с 08.00 до 20.00,
суббота - с 08.00 до 18.00,
без перерыва,
выходной день - воскресенье.
Многоканальный телефон для информирования и предварительной записи: (3462) 20-69-26.
Адрес электронной почты: mfc@admsurgut.ru.
Информация об МФЦ размещена на официальном портале Администрации города: www.admsurgut.ru в разделе "Городская власть", "Администрация", "Муниципальные учреждения", "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Сургута".
2.4.Информирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в следующих формах:
- устной (при личном обращении заявителя и (или) по телефону);
- письменной (при письменном обращении заявителя по почте, электронной почте, факсу);
- посредством обращения заявителя к федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)": www.gosuslugi.ru (далее - Единый портал);
- посредством обращения заявителя к региональной информационной системе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры": www.86.gosuslugi.ru (далее - региональный портал).
Информация о муниципальной услуге также размещается в форме информационных (текстовых) материалов на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги.
2.5.Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- содержания и хода предоставления муниципальной услуги;
- перечня документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых архивным отделом в ходе предоставления муниципальной услуги.
2.6.Информирование (консультирование) в устной форме осуществляют специалисты архивного отдела и МФЦ.
В случае устного обращения (лично или по телефону) заявителя (его представителя) специалист архивного отдела или МФЦ, ответственный за предоставление муниципальной услуги (далее - специалист), осуществляет устное информирование (соответственно лично или по телефону) обратившегося за информацией заявителя. Устное информирование осуществляется в соответствии с графиками работы архивного отдела и МФЦ, указанными в пунктах 2.2, 2.3 настоящего административного регламента, продолжительностью не более 15 минут.
Ответ на телефонный звонок начинается с информации о наименовании органа, в который обратился заявитель, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При общении с заявителями (по телефону или лично) специалист архивного отдела или МФЦ, ответственный за предоставление муниципальной услуги, должен корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленный вопрос телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителю направить в архивный отдел письменное обращение о предоставлении ему письменного ответа либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.
2.7.Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе ее оказания в письменной форме заявителям необходимо обратиться в архивный отдел.
При консультировании в письменной форме, в том числе электронной, ответ на обращение заявителя направляется на указанный им адрес по письменному запросу заявителей, на почтовый адрес или адрес электронной почты, указанный в запросе, в срок, не превышающий семи календарных дней с даты поступления обращения (регистрации) в архивный отдел.
Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, посредством Единого или регионального порталов заявителям необходимо использовать адреса в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, указанные в пункте 2.4 настоящего административного регламента.
2.8.На стенде в местах предоставления муниципальной услуги и в информационно-телекоммуникационной сети Интернет размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- место нахождения, график работы, справочные телефоны, адреса электронной почты архивного отдела, а также МФЦ;
- процедура получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги;
- бланк заявления о предоставлении муниципальной услуги и образец его заполнения;
- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- блок-схема предоставления муниципальной услуги;
- текст настоящего административного регламента с приложениями (извлечения - на информационном стенде, полная версия размещается в информационно-телекоммуникационной сети Интернет либо полный текст административного регламента можно получить, обратившись к специалисту архивного отдела).
В случае внесения изменений в порядок предоставления муниципальной услуги специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в срок, не превышающий пяти рабочих дней со дня вступления в силу таких изменений, обеспечивает актуализацию информации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, на информационном стенде, находящемся в местах предоставления муниципальной услуги.
Размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги в помещении МФЦ осуществляется на основании соглашения, заключенного между МФЦ и органом местного самоуправления, с учетом требований к информированию, установленных настоящим административным регламентом.
2.9.Перечень категорий заявителей.
Заявителями на получение муниципальной услуги являются физические и юридические лица (далее - заявители), обратившиеся за предоставлением муниципальной услуги.
От имени заявителя могут выступать и иные лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги (далее - представители заявителя).
2.10.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- выдача (направление) архивной справки, архивной выписки, копий архивных документов (далее - архивной копии), информационного письма на бумажном носителе или в форме электронных документов;
- выдача (направление) уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги на бумажном носителе или в форме электронных документов;
- выдача (направление) информационного письма о хранящихся в архиве архивных документах по определенной теме, проблеме на бумажном носителе или в форме электронных документов.
Запрос (заявление), не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение пяти дней с момента его регистрации направляется для исполнения в другой орган (организацию) с уведомлением об этом заявителя или возвращается заявителю без исполнения с рекомендациями о дальнейших способах (путях) поиска запрашиваемой информации.
2.11.Срок предоставления муниципальной услуги.
Общий срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги в архивном отделе.
Общий срок предоставления муниципальной услуги по научно-справочному аппарату архива составляет не более 15 дней со дня регистрации запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги в архивном отделе.
При поступлении запроса (заявления), требующего проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, срок предоставления муниципальной услуги может быть продлен руководителем архивного отдела с уведомлением об этом заявителя.
В случае обращения заявителя за получением муниципальной услуги в МФЦ срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня передачи МФЦ документов, обязанность по представлению которых возложена на заявителя, в архивный отдел не позднее следующего рабочего дня.
В общий срок предоставления муниципальной услуги входит срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.
Срок выдачи (направления) результата предоставления муниципальной услуги - не позднее одного рабочего дня со дня оформления должностным лицом архивного отдела либо лицом, его замещающим, документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 2.10 настоящего административного регламента.
2.12.Муниципальная услуга предоставляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации" от 06.10.2003 N 40, ст. 3822; "Парламентская газета" от 08.10.2003 N 186; "Российская газета" от 08.10.2003 N 202);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49 ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета" от 30.07.2010 N 168; "Собрание законодательства Российской Федерации" от 02.08.2010 N 31, ст. 4179) (далее - Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ);
- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" от 14.05.2007 N 20);
- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре" ("Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" от 30.06.2005 N 6, ст. 546; "Новости Югры" от 21.06.2005 N 66);
- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.06.2010 N 102-оз "Об административных правонарушениях" ("Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", 01.06.2010 - 15.06.2010, N 6 (часть I), ст. 461, "Новости Югры" от 13.07.2010 N 107);
- Уставом муниципального образования городской округ город Сургут ("Сургутская трибуна" ("Официально", выпуск N 2) от 22.03.2005 N 49);
- постановлением Администрации города от 17.03.2016 N 1873 "О порядке разработки, проведения экспертизы и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг" ("Сургутские Ведомости" от 26.03.2016 N 11);
- постановлением Администрации города 02.02.2011 N 435 "Об утверждении порядка формирования и ведения реестра муниципальных услуг городского округа город Сургут" ("Сургутские Ведомости" от 05.02.2011 N 4);
- положениями настоящего административного регламента.
2.13.Для получения муниципальной услуги заявитель (представитель заявителя) представляет следующие документы:
- запрос (для физических лиц - заявление) на выдачу архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем;
- документ, удостоверяющий личность заявителя или его представителя, - при личном обращении заявителя (представителя заявителя);
- документ, удостоверяющий личность, и документ, удостоверяющий полномочия, в случае подачи запроса (заявления) и (или) получения результата предоставления муниципальной услуги представителем заявителя (письменное нотариально заверенное разрешение субъекта персональных данных, документ, подтверждающий прямые родственные связи, официальное письмо, служебное удостоверение, доверенность, приказ, распоряжение).
2.13.1.Требования к документам, необходимым для предоставления муниципальной услуги.
Если заявитель - юридическое лицо, то представляется запрос, заверенный подписью руководителя, иного уполномоченного лица.
Если заявитель - физическое лицо, то представляется заявление, составленное (рукописно или машинописно) в произвольной или предлагаемой форме (приложение 1 к настоящему административному регламенту).
2.13.2.Способы получения заявителями документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Рекомендуемую форму заявления о предоставлении муниципальной услуги заявитель может получить:
- на информационном стенде в местах предоставления муниципальной услуги;
- у специалиста архивного отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги, или специалиста МФЦ;
- посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальном портале Администрации города, Едином и региональном порталах.
2.13.3.Запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги должен содержать следующие сведения:
- наименование органа местного самоуправления, которому адресован запрос;
- фамилию, имя, отчество лица (последнее - при наличии), запрашивающего информацию, либо полное наименование юридического лица - для лиц, запрашивающих информацию о другом лице;
- фамилию, имя, отчество физического лица (последнее - при наличии), о котором запрашивается информация, все изменения фамилии, дата рождения;
- отношение к лицу, о котором запрашивается информация, - для представителя заявителя;
- почтовый адрес заявителя - для направления архивной справки, архивной выписки, архивной копии, электронный адрес заявителя (последнее - при наличии), номер телефона;
- цель запроса, перечень запрашиваемых сведений, их хронологические рамки;
- место и (или) способ выдачи (направления) ему документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (место: архивный отдел или МФЦ, способ: лично или почтой).
К запросу (заявлению) могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса, в целях обеспечения оперативности поиска запрашиваемых сведений.
2.13.4.Способы подачи документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- при личном обращении в архивный отдел или в МФЦ;
- посредством почтового отправления в архивный отдел;
- посредством Единого и регионального порталов;
- посредством электронной почты;
- посредством факсимильной связи.
Документы, перечисленные в пункте 2.13 настоящего административного регламента, представляются заявителем, представителем заявителя в архивный отдел или МФЦ самостоятельно.
2.14.Основания для отказа в приеме документов:
- заявление (запрос) содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, ответственного лица за прием документов, а также членов его семьи;
- заявление (запрос) не поддается прочтению.
2.15.Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- обращение с заявлением (запросом) о предоставлении муниципальной услуги ненадлежащего лица;
- отсутствие документов, предусмотренных пунктом 2.13 настоящего административного регламента;
- представленный заявителем запрос (заявление) не соответствует требованиям, установленным подпунктом 2.13.3 пункта 2.13 настоящего административного регламента;
- отсутствие в распоряжении архивного отдела документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.16.Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.17.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления и получении результата о возможности предоставления муниципальной услуги составляет не более 15 минут.
2.18.Запросы, поступившие в адрес архивного отдела почтой, факсом, посредством Единого и регионального порталов, подлежат обязательной регистрации специалистом архивного отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, в программе "Учет обращений граждан и организаций" в течение одного рабочего дня с момента поступления в архивный отдел.
По желанию заявителя, подавшего запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги в архивный отдел или МФЦ, заявителю выдается копия запроса (заявления) с указанием входящего номера и даты получения или расписка в получении документов с указанием их перечня и даты получения.
Документы, удостоверяющие полномочия для подачи запроса (заявления) и получения результата муниципальной услуги представителем заявителя, посредством электронной почты, Единого и регионального порталов не принимаются.
В соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ запрещается требовать от заявителей:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- представления документов и информации, в том числе подтверждающих внесение заявителем платы за предоставление государственных и муниципальных услуг, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ перечень документов. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в орган, предоставляющий муниципальную услугу, по собственной инициативе.
Непредставление заявителем документов, которые он вправе представить по собственной инициативе, не является основанием для отказа ему в предоставлении муниципальной услуги.
2.19.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.
2.19.1.Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, расположено с учетом пешеходной доступности от остановок общественного транспорта, оборудовано отдельным входом для свободного доступа заявителей.
В помещении, в котором предоставляется муниципальная услуга, создаются условия для беспрепятственного доступа инвалидов к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги. При предоставлении муниципальной услуги соблюдаются требования, установленные положениями Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".
Помещения МФЦ должны отвечать требованиям, установленным в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.12.2012 N 1376 "Об утверждении Правил организации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг".
Вход в здание оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, местонахождении, режиме работы.
Все помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, соответствуют санитарно-эпидемиологическим требованиям, правилам пожарной безопасности, нормам охраны труда.
2.19.2.Каждое рабочее место сотрудника архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных и печатающим устройствам, позволяющим своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.
2.19.3.Места ожидания соответствуют комфортным условиям для заявителей, оборудуются столами, стульями, информационными стендами, обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов.
Информационные стенды размещаются на видном, доступном месте в любом из форматов (настенных стендов, напольных или настольных стоек), позволяющих обеспечить заявителей исчерпывающей информацией. Стенды оформлены в едином стиле, надписи сделаны черным шрифтом на белом фоне.
Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о муниципальной услуге соответствует оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации заявителями.
2.20.Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
2.20.1.Показателями доступности муниципальной услуги являются:
- транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;
- возможность получения заявителем муниципальной услуги в МФЦ;
- доступность информирования заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, в форме устного или письменного информирования, в том числе посредством официального сайта, Единого и регионального порталов;
- доступность заявителей к формам заявлений и иным документам, необходимым для получения муниципальной услуги, размещенным на Едином и региональном порталах, в том числе с возможностью их копирования, заполнения и направления в электронном виде;
- бесплатность предоставления информации о процедуре предоставления муниципальной услуги.
2.20.2.Показателями качества муниципальной услуги являются:
- соблюдение должностными лицами архивного отдела, предоставляющими муниципальную услугу, сроков предоставления муниципальной услуги;
- соблюдение времени ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги;
- отсутствие обоснованных жалоб заявителей на качество предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) должностных лиц и решения, принимаемые (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в МФЦ
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги на бумажном носителе или в форме электронных документов;
- рассмотрение представленных документов и принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
- выдача (направление) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, на бумажном носителе или в форме электронных документов.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении 2 к настоящему административному регламенту.
3.1.Прием и регистрация запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги на бумажном носителе или в форме электронных документов.
3.1.1.Основанием для начала административной процедуры является письменный запрос (заявление), представленный заявителем, представителем заявителя лично в архивный отдел или МФЦ либо факсимильной связью или по почте, в том числе электронной, а также посредством Единого и регионального порталов, непосредственно в архивный отдел.
3.1.2.Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры: прием и регистрация запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги (продолжительность и (или) максимальный срок их выполнения - в течение одного рабочего дня с момента поступления обращения в архивный отдел или в МФЦ, при личном обращении заявителя - 15 минут с момента получения запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги).
3.1.3.Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение административной процедуры:
- за прием и регистрацию запроса (заявления), поступившего по почте, в том числе электронной, факсом, в адрес архивного отдела, - специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги;
- за прием и регистрацию запроса (заявления), поступившего посредством Единого и регионального порталов в уполномоченный орган или архивный отдел, - специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги;
- за прием и регистрацию запроса (заявления), представленного заявителем лично в архивный отдел, - специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги;
- за прием и регистрацию запроса (заявления), представленного заявителем лично в МФЦ, - специалист МФЦ, ответственный за прием и регистрацию документов.
3.1.4.Критерием принятия решения о приеме и регистрации запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги является наличие запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги, соответствующего требованиям.
3.1.5.Результат выполнения административной процедуры: зарегистрированный запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги.
3.1.6.Способ фиксации результата выполнения административной процедуры:
- в случае поступления запроса (заявления) по почте, факсом специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, регистрирует запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги в программе "Учет обращений граждан и организаций";
- в случае поступления запроса (заявления) посредством Единого или регионального порталов, электронной почты специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, распечатывает поступившие документы и регистрирует запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги в программе "Учет обращений граждан и организаций";
- в случае подачи запроса (заявления) лично в архивный отдел специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, регистрирует заявление о предоставлении муниципальной услуги в программе "Учет обращений граждан и организаций";
- в случае подачи запроса (заявления) лично в МФЦ специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, регистрирует заявление о предоставлении муниципальной услуги в автоматизированной информационной системе "МФЦ".
В случае поступления запроса (заявления) по почте, в том числе электронной, факсом зарегистрированный запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги с приложениями передается специалисту архивного отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги.
3.2.Рассмотрение представленных документов и принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление специалисту архивного отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги, зарегистрированного запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги.
3.2.2.Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры:
- рассмотрение и оформление документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (продолжительность и (или) максимальный срок выполнения - 24 дня со дня поступления в архивный отдел зарегистрированного запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги);
- подписание документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (продолжительность и (или) максимальный срок выполнения - не позднее двух дней со дня рассмотрения запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги и оформления документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги);
- регистрация документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги (продолжительность и (или) максимальный срок выполнения - не позднее одного дня со дня их подписания начальником архивного отдела либо лицом, его замещающим).
3.2.3.Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение административной процедуры:
- за рассмотрение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и оформление документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, - специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги;
- за подписание документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, - начальник архивного отдела либо лицо, его замещающее;
- за регистрацию подписанных начальником архивного отдела либо лицом, его замещающим, документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, - специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги.
3.2.4.Критерием принятия решения о предоставлении или об отказе в предоставлении муниципальной услуги является наличие или отсутствие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
3.2.5.Результат выполнения административной процедуры: подписанные руководителем архивного отдела либо лицом, его замещающим, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо или уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
3.2.6.Способ фиксации результата выполнения административной процедуры:
- архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо регистрируются в программе "Учет обращений граждан и организаций";
- уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги регистрируется в программе "Учет обращений граждан и организаций".
В случае указания заявителем о выдаче результата предоставления муниципальной услуги в МФЦ (отображается в заявлении о предоставлении муниципальной услуги) специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в день регистрации документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, обеспечивает информирование МФЦ (посредством электронной почты) о завершении оформления документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.
3.3.Выдача (направление) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, на бумажном носителе или в форме электронных документов.
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры являются зарегистрированные документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, либо поступление их специалисту архивного отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги, или специалисту МФЦ.
3.3.2.Содержание административных действий, входящих в состав административной процедуры: выдача (направление) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, продолжительность и (или) максимальный срок выполнения административного действия - не позднее одного рабочего дня со дня оформления документов.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно по адресам заявителей.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ (включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений), вместе с запросами (заявлениями, анкетами) направляются в Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, подготовленные по запросам, поступившим в архив из-за рубежа и содержащим просьбу о проставлении апостиля, направляются в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
3.3.3.Сведения о должностном лице, ответственном за выполнение административной процедуры:
- за направление заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, почтой - специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги;
- за выдачу заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, в архивном отделе - специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в МФЦ (в случае подачи заявления в МФЦ) - специалист, ответственный за выдачу результата предоставления муниципальной услуги.
3.3.4.Критерий принятия решения о выдаче (направлении) заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, - оформленные документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги.
3.3.5.Результат выполнения административной процедуры: выданные (направленные) заявителю документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, нарочно или по адресу, указанному в заявлении, через МФЦ (в случае подачи заявления в МФЦ) на бумажном носителе или в форме электронных документов, подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
3.3.6.Способ фиксации результата выполнения административной процедуры:
- в случае выдачи заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, в архивном отделе получатель документов расписывается на запросе (заявлении) о получении ответа;
- в случае направления заявителю документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, почтой запись об отправке документов фиксируется в программе "Учет обращений граждан и организаций";
- в случае выдачи документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, в МФЦ запись о выдаче документов заявителю отображается в заявлении о получении соответствующего документа.
Данная административная процедура осуществляется в электронном виде путем уведомления заявителя о готовности ответа посредством электронной почты, Единого и регионального порталов, а также в форме электронных документов, подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
4.Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1.Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также решений, принятых (осуществляемых) ответственными должностными лицами в ходе предоставления муниципальной услуги, осуществляется руководителем архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, либо лицом, его замещающим.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок.
4.2.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется в форме плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги (далее - плановые, внеплановые проверки, проверки) в соответствии с решением руководителя архивного отдела либо лица, его замещающего.
4.2.2.Периодичность проведения плановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги устанавливается в соответствии с решением руководителя архивного отдела либо лица, его замещающего. Плановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги проводятся в соответствии с годовыми планами работы архивного отдела руководителем архивного отдела либо лицом, его замещающим.
4.2.3.Внеплановые проверки проводятся в случае выявления нарушения руководителем архивного отдела либо лицом, его замещающим, специалистом архивного отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, положений настоящего административного регламента либо поступления жалобы заявителя на решения или действия (бездействие) архивного отдела, его должностных лиц, муниципальных служащих, принятые или осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги.
4.2.4.Рассмотрение жалобы заявителя осуществляется в порядке, предусмотренном разделом 5 настоящего административного регламента.
4.2.5.Проверки проводятся лицами, уполномоченными руководителем архивного отдела либо лицом, его замещающим.
4.2.6.Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.
Акт подписывается лицами, участвующими в проведении проверки.
4.2.7.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений, организаций осуществляется с использованием соответствующей информации, размещаемой на официальном сайте, а также с использованием адреса электронной почты Администрации города в форме письменных и устных обращений в адрес Администрации города или архивного отдела.
4.3.Ответственность муниципальных служащих.
4.3.1.Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги.
4.3.2.Персональная ответственность сотрудников закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
4.3.3.В соответствии со статьей 9.6 Закона Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 11.06.2010 N 102-оз "Об административных правонарушениях" должностные лица архивного отдела, работники МФЦ несут административную ответственность за нарушение настоящего административного регламента, выразившееся в нарушении срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, срока предоставления муниципальной услуги, в неправомерных отказах в приеме у заявителя документов, предусмотренных для предоставления муниципальной услуги, предоставлении муниципальной услуги, исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушении установленного срока осуществления таких исправлений, в превышении максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги, а равно при получении результата предоставления муниципальной услуги (за исключением срока подачи запроса в МФЦ), в нарушении требований к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (за исключением требований, установленных к помещениям МФЦ).
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Заявители вправе обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его структурных подразделений и должностных лиц, муниципальных служащих при предоставлении муниципальной услуги (далее - жалоба).
Действие настоящего раздела административного регламента распространяется на жалобы, поданные с соблюдением требований Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ.
5.2.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу, а также может быть принята при личном приеме заявителя либо через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.
5.3.Жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.4.В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, представляется один из следующих документов:
- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
5.5.Прием жалоб в письменной форме осуществляется органом, предоставляющим муниципальную услугу, в месте предоставления муниципальной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной муниципальной услуги).
Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления муниципальных услуг.
Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.
В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.6.Жалоба в электронной форме подается заявителем посредством электронной почты, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала.
5.7.При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 5.4 настоящего административного регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.
5.8.Жалоба рассматривается органом, предоставляющим муниципальную услугу, порядок предоставления которой был нарушен вследствие решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципальных служащих.
В случае если обжалуются решения руководителя органа, предоставляющего муниципальную услугу, жалоба рассматривается заместителем главы Администрации города, курирующим соответствующую сферу, в порядке, предусмотренном настоящим разделом административного регламента.
5.9.В случае если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 5.8 настоящего административного регламента, в течение трех рабочих дней со дня ее регистрации указанный орган направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.
5.10.Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- требование внесения заявителем при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.11.Заявитель вправе запрашивать и получать в органе, предоставляющем муниципальную услугу, информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных информации и документах не содержатся сведения, составляющие охраняемую федеральным законом тайну.
5.12.В органе, предоставляющем муниципальную услугу, определяются уполномоченные на рассмотрение жалоб должностные лица, которые обеспечивают:
- прием и рассмотрение жалоб в соответствии с требованиями настоящего раздела административного регламента;
- направление жалоб в уполномоченный на их рассмотрение орган в соответствии с пунктом 5.9 настоящего административного регламента.
5.13.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.
5.14.Орган, предоставляющий муниципальную услугу, обеспечивает:
- оснащение мест приема жалоб;
- информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органов местного самоуправления и их структурных подразделений и должностных лиц, муниципальных служащих посредством размещения информации на стендах в местах предоставления муниципальной услуги, на их официальных сайтах;
- консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностных лиц либо муниципальных служащих, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме;
- формирование и представление ежеквартально в вышестоящий орган отчетности о полученных и рассмотренных жалобах (в том числе о количестве удовлетворенных и неудовлетворенных жалоб).
5.15.Жалоба, поступившая в уполномоченный на ее рассмотрение орган, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.16.По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении. Указанное решение принимается в форме акта уполномоченного на ее рассмотрение органа.
При удовлетворении жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее пяти рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
5.17.Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.
5.18.В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;
- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;
- основания для принятия решения по жалобе;
- принятое по жалобе решение;
- в случае признания жалобы обоснованной - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
5.19.Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом органа, предоставляющего муниципальную услугу.
По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.
5.20.Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего раздела административного регламента в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
5.21.Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган вправе оставить жалобу без ответа и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом в случае наличия в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
5.22.Ответ на письменную жалобу не дается в следующих случаях:
- текст письменной жалобы не поддается прочтению;
- в письменной жалобе не указаны фамилия гражданина, направившего жалобу, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.