Постановление от 13.04.2011 г № 498

Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Прием и хранение документов от физических и юридических лиц»

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации Белоярского района от 30 сентября 2010 года N 1381 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг" постановляю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием и хранение документов от физических и юридических лиц".
2.Опубликовать настоящее постановление в газете "Белоярские вести. Официальный выпуск".
3.Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.
4.Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами администрации Белоярского района Стародубову Л.П.
Глава Белоярского района
С.П.МАНЕНКОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ И ХРАНЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ ОТ ФИЗИЧЕСКИХ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ"
1.Общие положения
1.1.Цели разработки административного регламента
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием и хранение документов от физических и юридических лиц" (далее "административный регламент") разработан в целях повышения прозрачности деятельности архивного отдела администрации Белоярского района при предоставлении муниципальной услуги "Прием и хранение документов от физических и юридических лиц" (далее - муниципальная услуга), повышения качества работы архивного отдела администрации Белоярского района с организациями, собственниками или владельцами архивных документов и определения сроков и последовательности административных процедур при приеме и хранении документов от физических и юридических лиц.
1.2.Заявители, в отношении которых исполняется муниципальная услуга
Право на предоставление муниципальной услуги имеют:
1) организации - источники комплектования архивного отдела;
2) организации, сменившие форму собственности;
3) организации, ликвидированные без правопреемника;
4) негосударственные организации;
5) физические лица, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
1.3.Порядок информирования о муниципальной услуге
Информация по всем вопросам, касающимся предоставления муниципальной услуги, предоставляется в архивном отделе администрации Белоярского района, находящемся в здании "Центра особо охраняемых природных территорий" по адресу: 628161, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Белоярский, микрорайон 4а, здание 2, 1 этаж.
Контактные телефоны: (346-70) 2-37-86, 2-55-04.
Адрес официального сайта органов местного самоуправления Белоярского района www.admbel.ru./ муниципальные услуги.
Электронная почта e-mail: arhiv@admbel.ru
Часы приема, график работы:
Понедельник с 9-00 до 18-00 час.
Вторник - пятница с 9-00 до 17-00 час.
Перерыв с 13-00 до 14-00 час.
Выходной - суббота, воскресенье.
1.4.Порядок получения консультаций по предоставлению муниципальной услуги
Консультации по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, даются специалистами архивного отдела администрации Белоярского района, ответственными за предоставление муниципальной услуги.
Консультации предоставляются при личном обращении заявителей, посредством телефонной связи, а также через письменные обращения заявителей (в том числе в электронном виде).
Консультирование граждан, согласившихся передать на хранение в архивный отдел администрации Белоярского района документы личного происхождения, осуществляется по следующим вопросам:
- состав и содержание документов, принимаемых на хранение в архив;
- проведение экспертизы ценности документов, передаваемых в архив;
- порядок приема документов на хранение;
- условия, на которых владелец документов намерен передать их в архив;
- оформление приемо-сдаточных документов, на основании которых личный архив переходит из частной собственности в муниципальную собственность;
- часы работы специалиста архивного отдела администрации Белоярского района, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
Консультирование юридических лиц осуществляется по следующим вопросам:
- проведение экспертизы ценности документов на стадии ведомственного хранения;
- правильность оформления дел;
- составление описи дел, подготовленных для сдачи в архив;
- составление научно-справочного аппарата к описи;
- сроки передачи документов на хранение в архив;
- правила приема, оформление приемо-сдаточных документов;
- ознакомление с условиями использования принятых документов;
- часы работы специалиста архивного отдела администрации Белоярского района, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного отдела администрации Белоярского района, ответственные за предоставление муниципальной услуги, подробно, в вежливой (корректной) форме информируют получателей муниципальной услуги по интересующим их вопросам в соответствии с Кодексом профессиональной этики муниципальных служащих администрации Белоярского района, утвержденным постановлением администрации Белоярского района от 20 октября 2009 года N 1528 "Об утверждении Кодекса профессиональной этики муниципальных служащих администрации Белоярского района".
Письменные разъяснения по предоставлению муниципальной услуги осуществляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами Белоярского района.
При ответах на письменные обращения заявителей работники архивного отдела администрации Белоярского района:
- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием физического или юридического лица, направившего обращение;
- запрашиваются необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах местного самоуправления, предприятиях, организациях, учреждениях;
- дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответ на письменное обращение подписывается начальником архивного отдела администрации Белоярского района.
Ответ на обращение заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги направляется любым удобным для заявителя способом: на почтовый адрес заявителя, указанный в обращении, по электронной почте (в том числе при электронном запросе заявителей), лично или иным способом, указанным в обращении заявителя по вопросам предоставления муниципальной услуги.
1.5.Регистрация и хранение документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Регистрация заявления, поданного на имя главы Белоярского района, на предоставление муниципальной услуги осуществляется специалистом управления делами Белоярского района. Далее заявление передается для исполнения в архивный отдел администрации Белоярского района, где регистрируется в книге входящей документации. Хранение заявления и документов, прилагаемых к заявлению, осуществляется специалистом архивного отдела администрации Белоярского района, ответственным за предоставление муниципальной услуги.
Регистрация и хранение заявления, поданного на имя начальника архивного отдела администрации Белоярского района, на предоставление муниципальной услуги и документов, прилагаемых к заявлению, осуществляется специалистом архивного отдела администрации Белоярского района, ответственным за предоставление муниципальной услуги.
Прием документов от организаций - источников комплектования осуществляется в соответствии с графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций, учреждений и предприятий в архивный отдел администрации Белоярского района, который ежегодно утверждается начальником архивного отдела администрации Белоярского района. График подшивается к ежегодным планам работы архивного отдела и хранится постоянно.
Внеплановый прием документов осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов по заявлению организаций, учреждений и предприятий. Поступившие в архивный отдел администрации Белоярского района заявления от организаций, сменивших форму собственности, организаций, ликвидированных без правопреемника, негосударственных организаций, физических лиц регистрируются в Книге входящей документации в день поступления.
Книга входящей документации, заявления, переписка, копии ответов, выданных по заявлению, хранятся в течение пяти лет.
Акты приема-передачи документов на хранение, решения Экспертно-проверочной методической комиссии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о приеме на хранение документов, договора по приему и хранению документов негосударственных организаций, договора на временное хранение документов подшиваются и хранятся постоянно.
1.6.Информация по предоставлению муниципальной услуги, размещаемая в местах предоставления муниципальной услуги
В здании "Центра особо охраняемых природных территорий", на этаже расположения архивного отдела, в кабинете специалиста по учету документов архивного отдела администрации Белоярского района, размещается следующая информация о предоставлении муниципальной услуги:
- текст настоящего административного регламента предоставления муниципальной услуги;
- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, формы данных документов и образцы их заполнения;
- полная контактная информация об архивном отделе администрации Белоярского района (адрес официального сайта органов местного самоуправления Белоярского района в сети Интернет, на котором размещается информация о муниципальной услуге, адрес электронной почты архивного отдела администрации Белоярского района, справочные телефоны, телефоны сотрудников, местоположение, почтовый адрес, график работы архивного отдела администрации Белоярского района, план размещения специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги и приема ими заявителей по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги) согласно приложениям 1, 2 (не приводится) к настоящему административному регламенту.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Административный регламент предоставления муниципальной услуги определяет исполнение архивным отделом администрации Белоярского района муниципальной услуги "Прием и хранение документов от физических и юридических лиц".
2.2.Органы, участвующие в предоставлении муниципальной услуги
Муниципальную услугу от имени органов местного самоуправления Белоярского района в пределах своей компетенции предоставляет архивный отдел администрации Белоярского района.
Работу ответственных за предоставление муниципальной услуги координирует и контролирует управляющий делами администрации Белоярского района.
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
В результате предоставления муниципальной услуги физические и юридические лица, обратившиеся в архивный отдел администрации Белоярского района за предоставлением муниципальной услуги, передают на хранение в архивный отдел администрации Белоярского района документы постоянного срока хранения, документы по личному составу, документы личного происхождения и документы временного срока хранения.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги занимает не более 77 дней со дня подачи заявления в архивный отдел администрации Белоярского района в частности:
1.Прием и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, - 40 минут;
1) просмотр заявления, проверка наличия полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, проставление на заявлении штампа "Входящий" - 5 минут;
2) регистрация заявления в Книге входящей документации - 5 минут;
3) прием документов личного происхождения и выдача расписки о приеме документов (для физических лиц) - 30 минут.
2.Принятие решения о приеме документов - 32 дня:
1) для юридических лиц:
а) просмотр научно-справочного аппарата к документам (описи дел, исторической справки по образованию и реорганизации предприятия, организации, учреждения), определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел, - 1 день;
2) для физических лиц:
а) проведение предварительной систематизации документов личного архива - 3 дня;
б) составление заключения о целесообразности приема документов и сдаточной описи в 2-х экземплярах - 1 день;
в) направление заключения о целесообразности приема документов и сдаточной описи в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для рассмотрения, включая время доставки письма в город Ханты-Мансийск, - 7 дней;
г) принятие решения Экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о передаче документов, включая время доставки письма в город Белоярский, - 20 дней.
3.Уведомление заявителей о принятом решении - 5 дней:
1) составление письменного уведомления о приеме документов либо об отказе в приеме документов - 30 минут;
2) отправка уведомления по электронной почте либо вручение лично - 20 минут;
3) время доставки письма заявителю по почте - 5 дней.
4.Прием документов - 39 дней:
1) поединичная проверка в соответствии с описательными статьями описи наличия и физического состояния дел, наличия и, выборочно, правильности нумерации листов дел, правильности оформления обложки дел, соответствия заголовков дел на обложках описательным статьям описи, наличия листа заверителя - 1 день;
2) при отсутствии недостатков в оформлении документов составление акта приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах - 10 минут;
3) составление договора с заявителем на прием и хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, документов личного происхождения, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, - 5 дней;
4) проведение окончательной систематизации и обработки документов (для документов личного происхождения) - 3 дня;
5) составление описи документов личного происхождения (для документов личного происхождения) - 1 день;
6) направление описи документов личного происхождения в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для рассмотрения (включая время доставки в город Ханты-Мансийск) - 7 дней;
7) принятие решения Экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры об утверждении описи (включая время доставки в город Белоярский) - 20 дней;
8) нанесение архивного шифра (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации) на документы - 1 день;
9) внесение изменений в учетные документы архивного отдела администрации Белоярского района и учетную базу данных "Архивный фонд" - 50 минут;
10) размещение архивных документов в архивохранилище - 1 день.
При ненадлежащем оформлении представленных документов время исполнения муниципальной услуги увеличивается на срок оформления документов в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
5.Хранение документов - срок неограничен:
1) постоянного срока хранения организаций всех видов собственности, документов личного происхождения граждан - постоянно;
2) документов по личному составу - до 75 лет;
3) документов временного срока хранения - до истечения срока хранения.
Предварительная запись заявителей для подачи документов на предоставление муниципальной услуги или получение документов по результатам предоставления муниципальной услуги не ведется.
2.5.Нормативно-правовое регулирование
по предоставлению муниципальной услуги
Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
1.Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года (Российская газета, 25 декабря 1993 года, N 237);
2.Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
3.Федеральный закон от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
4.Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448);
5.Федеральный закон от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);
6.Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06 марта 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
7.Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 года, регистрационный N 7418);
8.Устав Белоярского района.
2.6.Документы, необходимые для получения муниципальной услуги
Прием документов от организаций - источников комплектования осуществляется в соответствии с графиком упорядочения и сдачи документов в архивный отдел администрации Белоярского района, который ежегодно утверждается начальником архивного отдела администрации Белоярского района.
Для предоставления муниципальной услуги при внеплановом приеме документов от организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации Белоярского района, представитель юридического лица подает в архивный отдел администрации Белоярского района заявление на имя главы Белоярского района о приеме на хранение документов.
В заявлении необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
1) полное наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя организации, почтовый адрес, должность, фамилия, имя и отчество специалиста, ответственного за передачу документов, контактные телефоны;
2) основание для приема документов на хранение в архивный отдел администрации Белоярского района (ликвидация, реорганизация, изменение формы собственности, угроза утраты документов);
К заявлению необходимо приложить:
1) описи документов (отдельно на документы постоянного срока хранения, на документы по личному составу, на документы временного срока хранения в 3-х экземплярах), которые организация передает на хранение в архивный отдел администрации Белоярского района;
2) копия приказа о реорганизации (ликвидации);
3) историческая справка об образовании и реорганизации предприятия, организации, учреждения.
В случае положительного решения о приеме документов предприятие, организация, учреждение сдает документы, оформленные в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", т. 2" и т.д. Оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя дела, подшивку или переплет дела.
Для предоставления муниципальной услуги физическое лицо подает в архивный отдел администрации Белоярского района следующие документы:
1) заявление на имя начальника архивного отдела администрации Белоярского района;
2) документы личного архива.
В заявлении необходимо указать фамилию, имя и отчество гражданина, сдающего документы, его адрес, данные паспорта, перечислить документы и указать условия, на основании которых документы передаются в архивный отдел администрации Белоярского района.
Специалисты архивного отдела администрации Белоярского района не вправе требовать от заявителя иные документы для предоставления муниципальной услуги.
Формы необходимых для предоставления муниципальной услуги документов и образцы их заполнения указаны в приложении 3 к настоящему административному регламенту.
Заявление на предоставление муниципальной услуги с прилагаемым пакетом документов предоставляется в архивный отдел администрации Белоярского района, находящийся по адресу: 628162, г. Белоярский, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ, микрорайон 4а, дом 2, в приемные часы: понедельник с 9-00 до 18-00 час; вторник-пятница с 9-00 до 17-00 час; перерыв с 13-00 до 14-00 час.
Информацию о ходе рассмотрения заявления можно получить в архивном отделе администрации Белоярского района или по телефонам (34670) 2-37-86, 2-55-04.
2.7.Перечень оснований для отказа в приеме и рассмотрении документов
Основаниями для отказа в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
1) представление неполного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, предусмотренных в пункте 2.6 настоящего административного регламента;
2) несоответствие представленных документов требованиям настоящего административного регламента и нормативным правовым актам, регламентирующим предоставление муниципальной услуги;
3) выявление в представленных документах недостоверной или искаженной информации.
Специалисты архивного отдела администрации Белоярского района не вправе принять решение об отказе в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, по иным основаниям.
2.8.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
1) отсутствие названия организации, фамилии руководителя организации либо фамилии гражданина, направившего запрос, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;
2) текст письменного заявления не поддается прочтению, о чем сообщается гражданину (если адрес, по которому должен быть направлен ответ, поддается прочтению);
3) недостаток резерва площади в архивном отделе администрации Белоярского района для хранения документов;
4) истечение сроков хранения документов, определенных в перечнях типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных и иных органов государственной власти, отраслевых перечнях;
5) истечение сроков хранения документов негосударственных организаций, определенных в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов;
6) решение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры о нецелесообразности приема документов;
7) отсутствие в документах по личному составу необходимых сведений для подтверждения социальных прав граждан.
Специалисты архивного отдела администрации Белоярского района не вправе принять решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по иным основаниям.
2.55.Условия платности (бесплатности) исполнения муниципальной услуги
Муниципальная услуга для юридических и физических лиц является бесплатной.
2.10.Требования к местам предоставления муниципальной услуги
На территории, прилегающей к зданию, в котором расположены помещения архивного отдела администрации Белоярского района, оборудована парковка для автомобилей. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным. Для лиц с ограниченными возможностями здоровья имеется пандус. Вход в здание архивного отдела администрации Белоярского района оформлен вывеской с указанием полного наименования учреждения на русском языке.
В холле архивного отдела администрации Белоярского района имеются места для ожидания, которые оборудованы местами для сидения.
Прием граждан осуществляется в кабине специалиста архивного отдела администрации Белоярского района. На двери кабинета имеется табличка с указанием должности лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги. В кабинете на столе специалиста табличка с указанием фамилии, имени, отчества специалиста, ответственного за предоставление муниципальной услуги. В кабинете имеются оборудованные места для написания заявления, составления договоров, подписания актов. Рабочее место должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
Прием документов осуществляется в комнате предварительной обработки дел, которая оснащена необходимым оборудованием.
Хранение документов постоянного срока хранения, документов личного происхождения, фотодокументов осуществляется в архивохранилище N 1, документов по личному составу в архивохранилище N 2. Оба архивохранилища оборудованы системой передвижных и стационарных стеллажей.
Помещения для предоставления муниципальной услуги оборудованы системой вентиляции, противопожарной системой, системой охраны.
2.11.Показатели доступности и качества муниципальной услуги
Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности архивного отдела администрации Белоярского района и должностных лиц архивного отдела администрации Белоярского района.
Состав показателей доступности и качества предоставления муниципальной услуги подразделяется на две основные группы: количественные и качественные.
В группу количественных показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность архивного отдела администрации Белоярского района, предоставляющего муниципальную услугу, входят:
- время ожидания при предоставлении муниципальной услуги (долго/быстро);
- график работы архивного отдела администрации Белоярского района (удобный для заявителя/неудобный);
- место расположения архивного отдела администрации Белоярского района (доступно/недоступно);
- количество документов, требуемых для получения муниципальной услуги (много/мало).
В число качественных показателей доступности предоставляемой муниципальной услуги входят:
- степень сложности требований, которые необходимо выполнить для получения муниципальной услуги (сложно/просто);
- правдивость (достоверность) информации о предоставлении муниципальной услуги;
- наличие различных каналов получения муниципальной услуги;
- простота и ясность изложения информационных и инструктивных документов по предоставлению муниципальной услуги (ясно/сложно для понимания).
В группу количественных показателей оценки качества предоставления муниципальной услуги входят:
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
- количество обоснованных жалоб по предоставлению муниципальной услуги.
К качественным показателям предоставления муниципальной услуги относятся:
- точность выполняемых обязательств по отношению к заявителям;
- культура обслуживания (вежливость, этичность) заявителей;
- качество результатов труда специалистов архивного отдела администрации Белоярского района (профессиональное мастерство).
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Прием и регистрация документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение юридического лица (либо его представителя) в архивный отдел администрации Белоярского района при наступлении плановой даты приема документов, указанной в графике упорядочения и передачи документов в архивный отдел администрации Белоярского района, при неистечении временного срока хранения документов, при ликвидации учреждения, предприятия, организации без правопреемника (для источников комплектования); обращение юридического лица (либо его представителя) к главе администрации Белоярского района при ликвидации учреждения, предприятия, организации без правопреемника (для организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела администрации Белоярского района); обращение физического лица (либо его представителя), в процессе деятельности которого образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, в архивный отдел администрации Белоярского района.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проверяет наличие необходимых документов, указанных в п. 2.6 настоящего административного регламента.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проставляет на заявлении штамп "Входящий" и регистрирует заявление в Книге входящей документации. Книга регистрации ведется на бумажном носителе и содержит следующую информацию:
- номер по порядку;
- дата регистрации заявления;
- исходящий номер и дата документа, количество листов;
- наименование или краткое содержание документа;
- номер дела, в котором хранится документ.
При поступлении заявления по электронной почте с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса специалистом архивного отдела администрации Белоярского района, ответственным за предоставление муниципальной услуги, направляется уведомление о приеме заявления к рассмотрению в день поступления заявления.
Заявление, поступившее по электронной почте, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке специалистом архивного отдела администрации Белоярского района.
В случае рассмотрения вопроса о приеме документов личного происхождения специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, принимает документы личного архива и выдает расписку о приеме документов в архивный отдел администрации Белоярского района.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 40 минут.
Результатом административной процедуры является продолжение работ по предоставлению муниципальной услуги.
Описание административной процедуры приведено в приложении 4 к настоящему административному регламенту.
3.2.Принятие решения о приеме документов
Решение о дате приема документов от организаций - источников комплектования архивного отдела администрации Белоярского района принимается в конце года по согласованию с организациями. Согласно принятому решению ежегодно составляется график упорядочения и передачи документов в архивный отдел администрации Белоярского района.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, просматривает научно-справочный аппарат к документам (описи дел постоянного хранения, документов по личному составу, сдаточные описи документов, временные сроки хранения которых не истекли), определяет состав архивных документов, подлежащих приему в архив.
Начальник архивного отдела администрации Белоярского района анализирует заявления и предоставленные документы организаций, сменивших форму собственности, организаций, ликвидированных без правопреемника, негосударственных организаций и выносит решение о приеме или отказе в приеме документов.
Начальник архивного отдела администрации Белоярского района проводит совместно со специалистом архивного отдела администрации Белоярского района, ответственным за предоставление муниципальной услуги, экспертизу ценности документов личного происхождения граждан и выносит решение о приеме или отказе в приеме документов.
Решения о приеме либо отказе в приеме документов выносятся исходя из состава документов, их исторической ценности, наличия резерва площадей в архивном отделе администрации Белоярского района, возможности использования документов для подтверждения социально-правовых гарантий граждан.
При положительном решении о приеме документов личного происхождения граждан специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит предварительную разборку документов по типовой схеме систематизации документов личного происхождения. При отрицательном решении о приеме документов граждан документы личного архива возвращаются владельцу по акту возврата документов.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет сдаточную опись документов в 2-х экземплярах (один из которых передается владельцу документов), а также заключение о целесообразности приема документов за подписью начальника архивного отдела администрации Белоярского района.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет заключение о целесообразности приема документов и сдаточную опись в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для согласования.
ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры принимает решение о согласовании сдаточной описи документов личного происхождения граждан и направляет в адрес архивного отдела администрации Белоярского района выписку из протокола заседания ЭПМК вместе со сдаточной описью.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 32 дня.
Описание административной процедуры приведено в приложении 4 к настоящему административному регламенту.
3.3.Уведомление заявителя о принятом решении
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, готовит ответ на заявление, присланное организацией с просьбой о приеме документов, и на заявления граждан по приему личных архивов.
Ответ печатается на бланке архивного отдела администрации Белоярского района и подписывается начальником архивного отдела администрации Белоярского района.
Положительный ответ содержит уведомление о дате передачи документов в архивный отдел администрации Белоярского района, их составе, ссылке на нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми они должны быть оформлены, номера телефонов, по которым можно получить консультацию по предоставлению муниципальной услуги.
Отрицательный ответ содержит обоснованный отказ в приеме документов со ссылкой на нормативно-правовые акты Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальные правовые акты Белоярского района.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в начале каждого календарного года направляет в организации - источники комплектования архивного отдела администрации Белоярского района письма-уведомления о дате планового приема документов, их составе и количестве, согласно графику упорядочения и передачи документов в архивный отдел администрации Белоярского района.
Уведомления по плановому и внеплановому приему документов, уведомления по отказу в приеме документов регистрируются в книге исходящей документации и направляются по указанному заявителем адресу по почте простыми письмами (электронной почтой) или выдаются лично в руки заявителям.
Результатом административной процедуры является отправка корреспонденции.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 5 дней.
Описание административной процедуры приведено в приложении 4 к настоящему административному регламенту.
3.4.Прием документов
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит поединичную проверку документов в соответствии с описательными статьями описи наличия и физического состояния дел, правильность оформления обложки дел, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, наличие листа-заверителя и, выборочно, правильность нумерации листов дел.
Если недостатки в оформлении документов отсутствуют, специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Один экземпляр акта отдается собственнику документов, второй остается в архивном отделе администрации Белоярского района.
Кроме актов приема-передачи документов, специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет договор с заявителем на прием и хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, документов личного происхождения, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли. В договоре оговаривают состав и количество передаваемых документов, даты документов, сроки их хранения, условия их использования, ограничения их использования (если они есть).
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проводит окончательную систематизацию документов личного архива граждан, формирование, описание и оформление единиц хранения.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет опись документов личного происхождения (в 4-х экземплярах, один из которых отдается владельцу документов) и справочный аппарат к ней.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, направляет опись документов личного происхождения, описи документов постоянного хранения, документов по личному составу, сдаточные описи на документы временного хранения почтой простым письмом в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры принимает решение об утверждении либо согласовании описей документов и направляет в адрес архивного отдела администрации Белоярского района выписку из протокола заседания ЭПМК вместе с описями.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, на каждую единицу хранения наносит штамп с указанием названия архивного отдела администрации Белоярского района, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, вносит изменения в учетные документы архивного отдела и учетную базу данных "Архивный фонд".
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, размещает поступившие документы в архивохранилищах согласно правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - 39 дней.
Описание административной процедуры приведено в приложении 4 к настоящему административному регламенту.
3.5.Хранение документов
Специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, организует систему мероприятий по хранению документов, включая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, реставрацию поврежденных документов.
Хранение документов постоянного срока хранения организаций всех типов собственности, документов личного происхождения граждан осуществляется постоянно, документов по личному составу - до 75 лет, документов временного срока хранения - до истечения срока хранения. Впоследствии, по результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли (в том числе по личному составу), специалист архивного отдела администрации Белоярского района, ответственный за предоставление муниципальной услуги, составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в установленном порядке вносит изменения в учетные документы, и документы уничтожаются.
Максимальный срок выполнения административной процедуры неограничен.
Описание административной процедуры приведено в приложении 4 к настоящему административному регламенту.
4.Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1.Порядок осуществления текущего контроля за исполнением административного регламента
Текущий контроль за исполнением настоящего административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами архивного отдела администрации Белоярского района при предоставлении муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела администрации Белоярского района.
Осуществление текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами архивного отдела администрации Белоярского района при предоставлении муниципальной услуги происходит постоянно.
Информирование о результатах текущего контроля за исполнением административного регламента, за совершением административных действий, принятием решений и совершением действий специалистами архивного отдела администрации Белоярского района при предоставлении муниципальной услуги осуществляется устно непосредственно при проверке.
4.2.Порядок осуществления плановых и внеплановых проверок
качества предоставления муниципальной услуги
Контроль за деятельностью архивного отдела администрации Белоярского района по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляет управляющий делами администрации Белоярского района в пределах своей компетенции, посредством анализа обращений и жалоб граждан, поступивших в администрацию Белоярского района, выявления нарушений при предоставлении муниципальной услуги по фактам поступивших обращений и жалоб граждан.
Выявленные недостатки по предоставлению муниципальной услуги анализируются по каждому специалисту архивного отдела администрации Белоярского района с принятием мер к устранению выявленных недостатков, вынесением дисциплинарных или административных взысканий специалистам архивного отдела администрации Белоярского района (если будет установлена их вина в нарушении требований к предоставлению муниципальной услуги) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальными правовыми актами Белоярского района.
Проверки по предоставлению муниципальной услуги в части соблюдения требований к полноте и качеству предоставления муниципальной услуги осуществляются по мере необходимости.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих
2.55.Право на обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих
Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) архивного отдела администрации Белоярского района, должностных лиц, муниципальных служащих архивного отдела администрации Белоярского района в ходе предоставления муниципальной услуги (далее - досудебное (внесудебное) обжалование).
Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) архивным отделом администрации Белоярского района, должностными лицами, муниципальными служащими архивного отдела администрации Белоярского района в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителей обязательным.
Заявитель может направить обращение (жалобу) на имя:
главы Белоярского района;
управляющего делами администрации Белоярского района;
начальника архивного отдела администрации Белоярского района.
Направление обращения (жалобы) непосредственно должностному лицу, муниципальному служащему архивного отдела администрации Белоярского района, принявшему решение или совершившему действие (бездействие), которое обжалуется, запрещено.
5.2.Предмет досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих
Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:
1) незаконные, необоснованные действия должностных лиц, муниципальных служащих архивного отдела администрации Белоярского района, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- истребование документов для предоставления муниципальной услуги, не предусмотренных нормативными правовыми актами и настоящим административным регламентом;
- нарушение сроков рассмотрения запроса о предоставлении муниципальной услуги.
2) бездействие должностных лиц, муниципальных служащих архивного отдела администрации Белоярского района, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- оставление запроса о предоставлении муниципальной услуги без рассмотрения.
3) решения должностных лиц, муниципальных служащих архивного отдела администрации Белоярского района, ответственных за предоставление муниципальной услуги, об отказе в приеме и рассмотрении документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
4) решения должностных лиц, муниципальных служащих архивного отдела администрации Белоярского района, ответственных за предоставление муниципальной услуги, о приостановлении и (или) прекращении предоставления муниципальной услуги.
5.3.Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий
(бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу,
должностных лиц, муниципальных служащих
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования являются письменные (в том числе в электронной форме) либо устные (при личном приеме) обращения (жалобы) заявителей в архивный отдел администрации Белоярского района на имя начальника архивного отдела администрации Белоярского района или в администрацию Белоярского района на имя главы Белоярского района или управляющего делами администрации Белоярского района.
5.4.Порядок рассмотрения обращений (жалобы)
Обращения (жалобы), поступившие в архивный отдел администрации Белоярского района на имя начальника архивного отдела или в администрацию Белоярского района на имя главы Белоярского района или управляющего делами администрации Белоярского района, подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
5.5.Требования к содержанию обращения (жалобы)
В письменном обращении (жалобе) заявителем в обязательном порядке указываются:
наименование органа администрации Белоярского района, в который он направляет письменное обращение (жалобу), либо фамилия, имя, отчество руководителя органа администрации Белоярского района, ответственного за предоставление муниципальной услуги, либо должность руководителя органа администрации Белоярского района, ответственного за предоставление муниципальной услуги, либо должность, фамилия, имя, отчество управляющего делами администрации Белоярского района, курирующего деятельность соответствующего органа администрации Белоярского района, ответственного за предоставление муниципальной услуги, либо должность, фамилия, имя, отчество главы Белоярского района;
фамилия, имя, отчество заявителя, составляющего обращение (жалобу);
почтовый адрес заявителя, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения (жалобы). Заявитель может указать иные способы передачи ответа по существу обращения или жалобы (электронной почтой, факсом и т.д.);
текст обращения (жалобы);
личная подпись заявителя и дата составления обращения (жалобы).
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению (жалобе) документы и материалы либо их копии.
5.6.Основания для отказа в рассмотрении обращения (жалобы)
Основаниями для отказа в рассмотрении поступившего в архивный отдел администрации Белоярского района или в администрацию Белоярского района обращения (жалобы) являются:
- отсутствие указания на фамилию, имя, отчество и почтовый адрес гражданина, направившего обращение (жалобу), по которому должен быть направлен ответ.
Если в указанном обращении (жалобе) содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение (жалоба) подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией:
- обращение (жалоба) содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, муниципального служащего архивного отдела администрации Белоярского района, ответственного за предоставление муниципальной услуги, а также членам его семьи;
- текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в письменном обращении (жалобе) содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- ответ по существу поставленного в обращении (жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
В случае оставления обращения (жалобы) без ответа по существу поставленных в нем вопросов, гражданину, направившему обращение, сообщается о причинах отказа в рассмотрении обращения (жалобы) либо о переадресации обращения (жалобы).
Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение (жалобу) в архивный отдел администрации Белоярского района на имя начальника архивного отдела администрации Белоярского района или в администрацию Белоярского района на имя главы Белоярского района или управляющего делами администрации Белоярского района.
5.7.Право на получение информации о рассмотрении обращения (жалобы)
Заявители имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы).
Архивный отдел администрации Белоярского района или должностные лица, муниципальные служащие архивного отдела администрации Белоярского района, ответственные за предоставление муниципальной услуги, обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если не имеется установленных федеральным законодательством ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах, материалах.
При этом документы, ранее поданные заявителями в архивный отдел администрации Белоярского района, иные органы администрации Белоярского района, органы местного самоуправления Белоярского района и (или) иные организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, выдаются по их просьбе с указанием причин возврата, о чем делается соответствующая запись в Книге регистрации заявлений граждан.
5.8.Срок рассмотрения обращения (жалобы)
Срок рассмотрения устного обращения (жалобы), поступившего в установленном порядке, не должен превышать 30 дней со дня поступления обращения.
Срок рассмотрения письменного обращения (жалобы), поступившего в установленном порядке (в том числе в электронной форме), не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.
В исключительных случаях срок рассмотрения обращения (жалобы) может быть продлен, но не более чем на 30 дней, при этом необходимо уведомить о продлении срока рассмотрения обращения гражданина, его направившего.
5.9.Результат досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц, муниципальных служащих
Результатом досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела администрации Белоярского района, должностных лиц, муниципальных служащих архивного отдела администрации Белоярского района, ответственных за предоставление муниципальной услуги, является:
1) признание обращения (жалобы) обоснованным. В этом случае заявитель информируется о результате рассмотрения обращения (жалобы). Архивный отдел администрации Белоярского района обязан устранить выявленные нарушения по факту предоставления муниципальной услуги. Должностное лицо, муниципальный служащий архивного отдела администрации Белоярского района, ответственные за решения, действия (бездействие), принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, привлекаются к дисциплинарной или административной ответственности в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;
2) признание обращения (жалобы) необоснованным. В этом случае заявителю направляется письменный мотивированный отказ в удовлетворении обращения (жалобы). Заявитель имеет право направить повторное обращение (жалобу) на имя управляющего делами администрации Белоярского района или на имя главы Белоярского района, если ранее направленное обращение (жалоба) было адресовано начальнику архивного отдела администрации Белоярского района.
5.10.Порядок обжалования решений и действий (бездействия)
органа, предоставляющего муниципальную услугу,
должностных лиц, муниципальных служащих в суде
Решения и действия (бездействие), принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы в порядке искового производства с особенностями, установленными для рассмотрения и разрешения дел, возникающих из публичных правоотношений.
Исковые заявления подаются в суд в сроки, установленные гражданско-процессуальным законодательством Российской Федерации.